EMŞAV MÜTEVELLİ HEYETİ - 27.03.2021 

Yayınlanma Tarihi : 31.03.2021 

VAKIF BİRİMLERİNİN, TEMSİLCİLİKLERİNİN, KURULUŞ, ÇALIŞMA 

USUL VE ESASLARININ YÜRÜTÜLMESİNE DAİR YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Giriş

MADDE 1- AMAÇ

Bu Yönetmelik kısa adı EMŞAV olan, Emniyet Teşkilatı Vazife Malulü ve Şehit Aileleri Vakfı Temsilciliklerinin, Kuruluş, Çalışma, Usul ve Esaslarının Yürütülmesine dair tüm iş ve işlemlerinin ne şekilde yapılacağı ve nasıl yürütülmesi gerektiğini düzenler.

MADDE 2 –  DAYANAK

Bu Yönetmelik; Emniyet Teşkilatı Vazife Malulü ve Şehit Aileleri Vakfı Tüzüğünün;   “Vakıf Temsili “ başlıklı 12’inci Madde hükmüne göre düzenlenmiştir.

MADDE 3 -  TANIMLAR

Bu yönetmelikte geçen;

EMŞAV: Emniyet Teşkilatı Vazife Malulü ve Şehit Aileleri Vakfı’nı,

Mütevelli Heyeti: Emniyet Teşkilatı Vazife Malulü ve Şehit Aileleri Vakfı Resmi senediyle belirlenen Vakıf Kurucu Üyeleri ile tabii üyelerinden oluşan Vakfın en üst heyetini,

Yönetim Kurulu: Mütevelli Heyeti tarafından üyeleri arasından iki (2) yıl için seçilen kurulu,

Yönetim Kurulu Başkanı: Mütevelli Heyeti tarafından seçilen Yönetimi Kuruluna Başkanlık yapmak üzere seçilmiş Yönetim Kurulu Başkanını,

Merkezi Birimler: Yönetim Kurulu Başkanlığına direk olarak bağlı çalışan, Yönetim Kurulunca atanmış, görev ve sorumlulukları Yönetim Kurulu Başkanlığınca çıkarılan Genelge ile belirlenmiş, Genel Başkanlık Birim Başkanlıklarını ve Bu Birimlerin Başkanlarını,

Hiyerarşi: Vakfın en üst kurulu Mütevelli Heyetinden başlayarak EMŞAV Temsilciliklerine kadar olan kurumsal yapıdaki statüyü,

Temsilci Başkan;  Yönetim Kurulu Kararı ile EMŞAV’ı Temsilen;  Yurtiçinde veya Yurtdışında kurulmuş olan, Meri Mevzuat Hükümleri, EMŞAV Tüzüğü ve Yönetmelik hükümlerine ile Yönetim Kurulu karar ve talimatlarına bağlı olarak EMŞAV’ı Temsil etmek üzere atanmış görevliyi,

Temsilci Başkan Yardımcısı: Temsilci Başkan tarafından sorumluluk bölgesinde görev almak üzere kendisine bağlı olarak atamış olduğu görevliyi,

Temsilci Alt Birim Başkanı; Temsilci Başkan tarafından sorumluluk bölgesinde görev almak üzere kendisine veya Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışacak, atamış olduğu alt birimlerin iş ve işleyişinden sorumluları olan görevliyi,  

Temsilcilik / Başkanlık:  Yönetim Kurulu tarafından atanmış Temsilcinin / Başkanın, Yurtiçi veya Yurtdışında, bulundukları yerde Vakıf Hizmetlerinin yürütüleceği, binasını, ofislerini, bürolarını, resmi yasal adresini,

Danışman: EMŞAV tarafından düzenlenecek, faaliyet ve çalışmalarda uzmanlıklarından faydalanılan ve danışılan, gönüllü olarak çalışan kişileri,

Vakıf Gönüllüsü: EMŞAV Birimlerinde kendi istekleri ile gönüllü olarak, Vakıf amacına yönelik, çalışmalarda, faaliyetlerde, bulunan kişileri,

Üye: EMŞAV’a Üye olan; Tabii Üyeler, Fahri Üyeler ve Onursal Üyeleri,

İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

TEMSİLCİLİKLERİN AÇILMASI KURULMASI

 

MADDE 4-  YURTİÇİ VE YURTDIŞI TEMSİLCİLİKLERİN / BAŞKANLIKLARIN AÇILMASI.

Yönetim Kurulu Başkanlığının, değerlendirmesi, uygun görmesi ve karar alması halinde; Yurt içerisinde veya Yurtdışında, EMŞAV Temsilcilikleri / Başkanlıkları kurulabilir.

 

Madde 4-1. Temsilcilik Kurulacak Yer (Bölge, İl veya Yurtdışı Ülkeler)

1. Açılmış olan veya açılacak olan, her Temsilciliğin/Başkanlığın sorumluluk alanı, Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenir.
2. Bölgelerde birden çok Temsilcilik / Başkanlık açılabilir.
3. Metropol olarak kabul edilen iller haricinde; İllerde sadece bir Temsilcilik açılabilir.
4. İlçelerde sadece bir Temsilcilik açılabilir. 
5. Yurtdışında nasıl ne şekilde Temsilcilik açılacağına, kapatılacağına Yönetim Kurulu karar verir.
6. Tüm Temsilciliklerinin açılması, kapanması ve tüm iş ve işleyişleri, Yönetim Kurulu Başkanlığınca yürütülür.

 

Madde 4-2. Kurulacak olan Temsilcilikler;

1. Bölge Temsilciliği (Bölge Başkanlığı) : Birden çok illeri kapsayan Temsilci Başkanlığı,
2. İl Temsilciği (İl Başkanlığı) : Sadece bir il ve ilçelerini kapsayan Temsilci Başkanlığı,
3. İlçe Temsilciliği (İlçe Başkanlığı): Sadece bir ilçeyi kapsayan Temsilci Başkanlığı,
4. Yurtdışı Temsilciliği: Başka bir Ülkede bulunan Temsilciliği,
5. Fahri Temsilcilik: EMŞAV’ a üstün gayret ve hizmetlerde bulunarak, maddi – manevi büyük katkısı olan kişilere verilen Fahri Temsiliyeti,  Şeklindedir. 

 

MADDE 5- TEMSİLCİ OLABİLME ŞARTLARI

 

Madde 5-1. Temsilci Adayı Müracaatında bulunacaklar aşağıda bulunan şartlara haiz olmalıdır.

1. T.C. Vatandaşı olmak,
2. Devletimizin, Milletimizin aleyhine ve Vatanın Bölünmez Bütünlüğüne karşı her türlü  işlenen Terör suçları ile Kaçakçılık, Organize, Mali Suçlar,  Ağır Ceza,  Uyuşturucu Uyarıcı Maddeler, Yüz kızartıcı, suçlar vb. gibi suçlardan  (Hükmün açıklanmasının geriye bırakılması veya denetimli serbestlik kapsamında olanlar dâhil, Taksirli Suçlar hariç)  herhangi bir suçtan kendileri veya birinci derece yakınları hüküm giymemiş olmak ve hakkında soruşturma yapılıyor olmamak,
3. Meri Mevzuat hükümlerine göre; Vakıflarda görev almaya, Temsilci olamaya, kısıtlı/yasaklı olmamak,
4. Kendisi veya birinci derece yakınları, Toplum içerisinde ayıp sayılan, süfli işlerle uğraşıyor olmamak,
5. Kendisi veya birinci derece yakınları, Örf, Adet ve Ananelerimize aykırı sayılabilecek, toplumca hoş karşılanmayan, platform, forum, topluluk ve bunun gibi yerlere, kuruluşlara, oluşumlara, üye olmamak, böyle yerlerle ilişkisi bulunmamak,
6. Yönetim Kurulunun talep ettiği belge ve evraklarının aslını tam ve eksiksiz olarak teslim etmek,
7. Yönetim Kurulunun talep etmesi durumunda (Mevzuat Hükümleri kapsamında) talep ve isteklerini yerine getirmek.
8. Yönetim Kurulunca davet edilmesi halinde belirlenen gün ve saatte mülakat için hazır olmak,
9. Temsiliyet, İletişim, Yönetim ve İdarecilik yetisine ve becerisine sahip olmak,
10. Sağlığı açısından görevini yerine getirmesine mali hali bulunmamak,

 

Madde 5-2.  Temsilci Adayından başvurusunda dosyasına konulmak üzere aşağıdaki belgeler istenir.

1. T.C. Kimlik Kartı fotokopisi,
2. Madde 5-1’de belirtilmiş olanlar için tabi oldukları statüyü belirtir belge,
3. Yerleşim Yeri (İkametgâh) Belgesi,
4. Adli Sicil Kaydı, (vukuatlı, detaylı)
5. Nüfus Kayıt Örneği
6. Son bir ay içerisinde çekilmiş iki adet vesikalık resim 
7. Temsilci Müracaat Formu ve Müracaat Dilekçesi (EMŞAV tarafından verilir.)
8. Mal beyannamesi (EMŞAV tarafından verilir.)
9. Diploma Fotokopisi (EMŞAV tarafından talep edilmesi halinde)

 

 

Madde 5-3. Temsilci Adayının Müracaatının Kabulü, göreve atanması.

1. Temsilci adayının müracaat evrakları ile hazırlanan dosyası, Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen ilk toplantıda görüşülerek karara bağlanır.
2. Temsilci olmasına karar verilenler için Yönetim Kurulu Başkanı tarafından imzalanan ve onaylanan “Temsilcilik Yetki Belgesi” düzenlenir.
3. Düzenlenen “Temsilcilik Yetki Belgesi”  bir tutanakla göreve atanan Temsilciye / Başkana teslim edilir.
4. Bu belge Temsilcinin / Başkanın görevinin devamı süresince geçerlidir.
5. Bu belgenin teslimi ve yapılan teslim tutanağı, aynı zamanda atanan Temsilciye, tebligat niteliğini taşır. Hukuken ve fiilen görev ve temsiliyeti başlar.
6. Temsilcilere Huzur Hakkı payı verilmesine, Yönetim Kurulu Başkanlığı karar verir.
7. Temsilci/Başkan olarak atanan görevlilere; EMŞAV Genel Başkanlığınca, EMŞAV Tanıtma Kimlik Kartı düzenlenip tutanak karşılığı teslim edilir.

 

Madde 5-4. Temsilcilik / Başkanlık Binaları, Büroları, Resmi Adresi

1. Temsilcilik için adaylık süreci başlayan aday Temsilci göreve atanmasından önce EMŞAV Temsiliyetine uygun olan gerekli tüm çalışmaları yapacağı, Temsilciliğin / Başkanlığın, çalışma ofisini, bürosunu tespit eder, kurar. Bu yerin adresini Yönetim Kurulu Başkanlığına bildirerek onayını alır.
2. Bildirmiş olduğu bu adres, Temsilciliğin resmi adresi olup, tüm çalışmalar, gerekli işlemler, yazışmalar bu adres üzerinden yapılır.
3. Temsilciliğin / Başkanlığın, çalışma ofisinin, bürosunun bulunduğu yerden başka bir yere taşınması gerekir ise bu durum taşınma öncesi Yönetim Kurulu Başkanlığına gerekçesi ile birlikte bildirilir. Yönetim Kurulu Başkanlığının onayı alınır.
4. Temsilciğin / Başkanlığın kuruluşunda oluşturulan, çalışma ofisinin, bürosunun, kiralanması durumu ile gerekli büro malzemeleri ve eşyalarının alımı ve diğer giderlerin harcamaların ne şekilde yapılacağı ve hangi kalemden karşılanacağına, Yönetim Kurulu Başkanlığı karar verir.
5. Her Temsilcilik / Başkanlık binasının / bürosunun / ofisinin, Hırsızlık, yangın, su basması, doğal afetler ve bunun gibi olabilecek herhangi bir duruma karşı tedbiren sigortalanması şarttır.
6. Yapılan sigorta poliçesi her yıl yenilenir ve poliçe aslı kendi birimlerinde dosyasında saklanır. Yönetim Kurulu Başkanlığına Sigorta Poliçesinin bir kopyası gönderilir.

Madde 5-5. Fahri Temsilciler

1. EMŞAV’a üstün gayret ve katkı ile maddi veya manevi yardımda bulunan, Toplum içerisinde belirli konum ve kariyere sahip, Meri Mevzuat hükümlerine göre yasal olarak herhangi bir kısıtlama durumu bulunmayan kişi/kişiler,  Yönetim Kurulu Başkanlığınca Fahri Temsilci olarak atanabilir. 
2. Fahri Temsilcilerde;  bu yönetmeliğin 5-1. Maddesinde bulunan şartlara haiz olmalıdır.
3. Fahri Temsilci unvanı sadece onursal anlamda manevi bir temsiliyet olup,  Fahri Temsilciler EMŞAV’ın tanıtımından sorumludur.
4. Fahri Temsilci geçerlilik süresi bir yıl olup, bu süre bir yılı geçmeyecek sürede tekraren uzatılabilir.
5. Fahri Temsilci olarak atananlara, EMŞAV Genel Başkanlığınca;  EMŞAV Tanıtma Kimlik Kartı düzenlenip tutanak karşılığı teslim edilir.
6. Fahri Temsilcilerin EMŞAV Tanıtma Kimlik Kartlarının unvanı bölümüne “Fahri Temsilci” veya “Onursal Başkan” unvanı yazılabilir. Hangi unvanın yazılacağına Yönetim Kurulu Başkanlığı karar verir.

 

MADDE 6 – EĞİTİM

Yönetim Kurulu Başkanlığınca atanan Temsilci Başkanlara eğitim verilir.

1. Bu eğitimin kapsamı; Mevzuat, Yetki ve Sorumluluk, Temsilci Başkanın görevleri, Temsilcilik / Başkanlık Faaliyetleri, çalışmaları, Vakfımızın görevi ve amacı, İş ve İşlemlerin yürütülmesinde izlenecek esas ve usuller, Şeklindedir.
2. Bu eğitimin nerede yapılacağına ve süresine Yönetim Kurulu Başkanlığı karar verir.
3. Yönetim Kurulu Başkanlığınca gerek görülmesi halinde, bu eğitimler asenkron olarak bilişim ağı üzerinden uzaktan eğitim öğrenim kursları/seminerleri şeklinde de düzenlenebilir.
4. Eğitime katılanlara “ Emşav Yönetici Eğitim Katılım Belgesi” verilir.
5. Bu eğitimlerin düzenlenmesi, yürütülmesi ve işlemlerin takibi, ilgili Merkezi Birim Başkanlığı tarafından yapılır.

 

MADDE 7- TEMSİLCİNİN SORUMLULUKLARI, GÖREVLERİ – YETKİSİ.

Madde 7-1. Sorumluluk,

1. Tüm Temsilci Başkanlar; Yönetim Kurulu Başkanlığına karşı sorumlu olup Mevzuat Hükümleri, Vakıf Tüzük ve Yönetmelikleri kapsamında Vakfı ilgilendiren her konuda verilecek olan yazılı veya sözlü talimatlarına uymak zorundadır.
2. Tüm Temsilci Başkanlar; Yetkisini, nüfusunu, Vakıf imkân ve ayrıcalıklarını,  kendisine veya üçüncü şahıslara karşı, menfaat temini için hiçbir suretle kullanamaz.
3. Yönetim Kurulu Başkanlığınca atandıkları sorumluluk alanında; yürütülecek her tülü faaliyet ve çalışmalardan, Temsilci Başkanlar sorumludur. 

Madde 7-2.Temsicinin/ Başkanın Görevleri,

1. Temsiliyetinin ve Sorumluluğunun bilinciyle Vakfımıza ve kendisine yakışır şekilde, saygı ve hoşgörüyle,  EMŞAV’ ı her yerde, her zaman en üst seviyede temsil eder.
2. Sorumluluk bölgesinde ikamet eden Şehit Aileleri ve Vazife Malulü Gazilerimiz ile periyodik bir şekilde iletişim kurar veya kurulmasını sağlar, ziyaret eder, görüşür, her türlü konuda talep ve isteklerini dinler, değerlendirir. Gerekli hallerde bu istek ve talepleri Yönetim Kurulu Başkanlığına veya ilgili Merkezi Birime bildirir.
3. Emniyet Teşkilatı Şehit Aileleri ve Vazife Malulü Gazilerimiz ve birinci derece yakınları için; sosyal içerikli etkinlikler, faaliyetler düzenler.
4. Sorumluluk bölgesinde bulunan; Mülki Amir, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Emniyet Müdürlüğü ve Birimleriyle, iletişim kurar. Ziyaretler düzenler.
5. Gerektiğinde, Emniyet Müdürlüğü ile Şehit Aileleri ve Gazilerimiz için ortak çalışmalar yapabilir.
6. Her bir Emniyet Teşkilatı Mensubu Personelimiz Şehit ve Gazi adayıdır. Bu nedenle Emniyet Teşkilatı Personelinin de istek ve talepleri olması durumunda, mutlaka dinler, değerlendirir. Gerekli hallerde, bu istek ve talepleri, Yönetim Kurulu Başkanlığına veya ilgili Merkezi Birim Başkanlığına bildirir.
7. Sorumluluk bölgelerinde bulunan, Özel Kurum ve Kuruluşlar, Okullar, Hastaneler,  toplum içerisinde belirli konum ve kariyere sahip firmalar, kişiler ile Sivil Toplum Kuruluşları ile görüşür, iletişim kurar.
8.  Vakıf lehine,  Kamu veya Özel kurum, kuruluşlar ile sosyal içerikli ortak çalışmalar yürütebilir.
9. Yönetim Kurulu Başkanlığının yazılı izni ve onayı ile Vakfa gelir sağlamak üzere; Projeler üretebilir.  Kamu veya Özel kurum, kuruluşlarına ya da kişilere ait taşınmazları ( otopark, düğün salonu, büfe, çay bahçesi, kafeterya vb. )  bedelsiz veya bedeli mukabilinde kiralama usulüyle Vakfımız veya Vakfımız İktisadi İşletmesi adına alabilir, İşletebilir, Alt kiralama yapabilir.
10. Yönetim Kurulu Başkanlığının yazılı izni ve onayı ile EMŞAV İktisadi İşletmeler kapsamında, Vakıf lehine, ticari faaliyetler yapabilir.

 

MADDE 8- TEMSİLCİ BAŞKANIN YETKİLERİ

1. Temsilci Başkanların sorumluluk bölgelerinde; tüm Yetki ve Sorumluluk kendilerine aittir.
2. Sorumluluk Bölgelerinde; Vakıf lehine Meri Mevzuat hükümlerine ve Vakıf Tüzüğüne uygun olmak şartı ile Yönetim Kurulu Başkanlığının bilgisi dâhilinde ve onayı alınarak, her türlü çalışmalar düzenlemeye, projeler gerçekleştirmeye, bu hususta düzenlenecek, her türlü resmi belgeyi, protokolü, imzalamaya yetkilidir.
3. Sorumluluk Bölgelerinde; Vakıf imkânları dâhilinde, Vakıf Tüzüğüne uygun olmak şartıyla, ayni-nakdi yardımda bulunmaya yetkilidir.
4. Sorumluluk Bölgelerinde; Emşav adına; Tüm Kamu Kurum ve kuruluşlarla ile Özel Kuruluş ve firmalarla yazışmalar yapmaya yetkilidir. 
5. Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından verilen yetki belgesi ile sorumluluk bölgelerinde Vakfın ana hesaplarının bulunduğu Bankalarda; ana hesaba bağlı olarak, banka hesabı (alt hesap) açabilir. Bankacılık İşlemlerini yapabilir.
6. Sorumluluk Bölgelerinde; Temsilcik / Başkanlık Binası, Büroları, Ofisleri ile ilgili gerekli tüm abonelik işlemlerini yapmaya veya görevlendireceği kişi tarafından işlemlerin yürütülmesini sağlamaya yetkidir.
7. Sorumluk bölgelerinde, kendisine bağlı olarak görev alacak olan; Başkan Yardımcılarını, (Alt)Birim Başkanlarını, Danışmanlarını atamaya, Atadığı görevlilerin, görevlerine son vermeye yetkilidir.
8. Temsilcilik / Başkanlık Büro Hizmetlerinin yürütülmesinde, ihtiyaç duyulması halinde (sekreter, temizlik görevlisi vb. gibi)  bu görevliler, Vakıf Gönülleri içerisinden seçmeye veya Temsilci Başkanlık bütçesinden maaş ve sigorta primi vb. gibi tüm ödemeleri karşılanmak üzere; büro hizmetleri çalışanı almaya yetkilidir.  
9. Vakıf adına ve lehine; ayni- nakdi, taşınmaz ile arsa vb. gibi mevzuat hükümlerine uygun; her türlü bağışı kabul edebilir. Bağış kabul edilmesi ile ilgili her türlü resmi belgeyi, tutanağı imzalamaya yetkilidir.

 

Madde 8-1 Temsilcilikte görev alacaklar,

1. Kendisine bağlı atayacağı Başkan Yardımcılarını, (Alt)Birim Başkanlarını, Danışmanlarını gibi atananlar ile büro çalışanların, bu yönetmeliğin 5-1. maddesinde belirtilen şartlara haiz olması gereklidir.
2. Şehitlerimizin ve Gazilerimizin birinci (1.) derece yakınları ile Emniyet Teşkilatı Mensuplarımızın, birinci (1.) derece yakınları, öncelikli olarak atamaya veya işe alınmaya tabi olup, adayın, bu statüde olması durumunda, Temsilci Başkan durumu, buna göre değerlendirilir.
3. Tespit olunan atayacağı adaylardan, bu yönetmeliğin 5-2. maddesinde belirtilen belgelerin tamamı alınır.
4. Her bir atanan veya işe alınan görevli için bu yönetmeliğin 5-2. maddesinde belirtilen belgelerinin eksiksiz olarak bulunduğu bir dosya hazırlanır. Dosyaların asılları, kendi birimlerinde saklanır, arşivlenir.
5. Temsilci Başkanlıklarda görev alan tüm atananlar veya işe alınanlar için, Temsilci Başkanın Teklifi, Yönetim Kurulu Başkanlığının oluru ile atanan veya işe alınanlara, unvanlarına uygun, Emşav Tanıtma Kimlik Kartı düzenlenir.
6. İl veya Bölge Temsilciliklerinde görev almak üzere atananların veya işe alınanların, dosyası / dosyaları, en geç iki (2) iş günü içerisinde, Emşav web mail elektronik ortam üzerinden, kayıtlara girilmek ve arşivlenmek üzere, ilgili Merkezi Birim Başkanlığına gönderilir.
7. Atatan görevlin veya işe alınanların, ayrılması veya görevden alınması durumunda ise; bu durum ivedilikle, ilgili Merkez Birim Başkanlığına bildirilir.
8. Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından Temsilciliklerde / Başkanlıklarda göreve atanmış veya işe alınmış personel hakkında; işten el çektirilerek, görevden men edilmeleri talimatının sözlü veya yazılı olarak bildirilmesi halinde bu karar Temsilci Başkan tarafından derhal uygulanır.  Yönetim Kurulu Başkanlığı bilahare bu kararının sebebini ve gerekliliğini Temsilci Başkana bildirebilir.
9. Göreve atananlar ile personel olarak çalışanlardan, Emşav ile ilişiği kesilenlerin Emşav Tanıtma Kimlik Kartı ile EMŞAV adına belge, makbuz, belge, dosya, elektronik cihazlar, demirbaşlar vb. gibi tamamı usule uygun şekilde geri tutanakla teslim alınır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

  KURUMSAL HİYERARŞİ - TEŞKİLATLANMA

 

MADDE 9- TEŞKİLATLANMA, BİRİMLER VE TEMSİLCİLİKLER

Tüm Birimler, Temsilcilikler, Yönetim Kurulu Başkanlığına bağlı olup, Birimler ve Temsilcilikler, kendi arasında üç’e ayrılır. Bunlar;

 

1. Merkezi Birimler; Yönetim Kurulu Başkanlığına bağlı birimler,
2. Yurtiçi Birimler;  Yurtiçi Temsilcikler,
3. Yurtdışı Birimler;  Yurtdışı Temsilcilikler,

Şeklindedir.

 

MADDE 10- MERKEZİ BİRİMLERİN YETKİSİ

1. Yönetim Kurulu Başkalığına direk bağlı olan Merkezi Birim Başkanlıklarından oluşur. 
2. Merkezi Birimler Yönetim Kurulu Başkanlığı adına görev yapar.
3. Yönetim Kurulu Başkanı Meri Mevzuat hükümleri kapsamında talimatlarını kendisi verebileceği gibi gerektiğinde bu talimatları kendisine doğrudan bağlı Merkezi Birim Başkanlıkları aracılığı ile yapabilir.
4. Merkezi Birim Başkanlılarının vermiş olduğu görev ve talimatlar, Temsilci Başkanlarca uygulanır. 

 

MADDE 11-  ÇALIŞMALAR,  İŞ VE İŞLEYİŞ,

1. Temsilciliklerde / Başkanlıklarda; yapılacak tüm çalışmaları, Temsilci Başkan yürütür
2. İş yoğunluğunun ve işleyişin düzenli yürümesi adına; Temsilcilik / Başkanlık bünyesinde, görev alan, Başkan Yardımcıları ile (Alt) Birim Başkanlarını da çalışmalarda sorumluluk verip, yetkilendirerek, iş ve işleyişin yürütülmesini sağlayabilir. Böyle durumlarda Temsilci Başkan, çalışmalarda iş ve işlerin yürütülmesini takip eder, denetler.  Ancak Yönetim Kurulu Başkanlığına karşı sorumluluk her halükarda Temsilci Başkana aittir.
3. Bir Temsilcilik / Başkanlık bünyesinde atanacak Başkan Yardımcısı ve Alt Birim Başkanları sayısı, Temsilci Başkan tarafından belirlenir. Bu sayıların tespitinde çalışmalar ile iş yoğunluğu göz önüne alınır. Bu unvanlara gereğinden fazla atama yapılmaz.
4. Temsilcilik / Başkanlık bünyesinde, tüm giderleri Temsilcilik bütçesinden karşılanmak şartıyla, Büro veya Ofis Hizmetlerinde çalıştırılmak üzere personel alınması gerektiğinde, gereğinden fazla personel alımı yapılmaz.

MADDE 12-  TEMSİLCİLİK BÜNYESİNDE BULUNMASI GEREKEN BİRİMLER,  

Madde 12-1. Bölge Temsilcilikleri / Başkanlıkları bünyesinde, en az bulunması gereken birimler aşağıdaki gibidir.

1. Başkan Yardımcısı  / Yardımcıları
2. Sosyal Hizmetler Başkanı
3. Hukuki Yardım ve Destek Başkanı
4. İktisadi Çalışmalar Başkanı / Başkanları
5. Büro / Ofis Hizmetleri Görevlisi / Görevlileri
6. Gerektiğinde uzmanlıklarından faydalanılmak şartı ile makul sayıda, gönüllü Bölge Başkanına bağlı Danışman / Danışmanlar,
7. Gerek duyulması halinde; Yönetim Kurulu Başkanlığından onay alınmak suretiyle, yeni oluşturulacak alt birim başkanlıkları.

Madde 12-2. İl Temsilcilikleri / Başkanlıkları bünyesinde, en az bulunması gereken birimler aşağıdaki gibidir.

1. İl Başkan Yardımcısı  / Yardımcıları,
2. Sosyal Hizmetler Sorumlusu,
3. Hukuki Yardım Destek Sorumlusu,
4. İktisadi Çalışmalar Sorumlusu,
5. Büro / Ofis Hizmetleri Sorumlusu, Sekreteri,
6. Gerek duyulması halinde; Yönetim Kurulu Başkanlığından onay alınmak suretiyle, yeni oluşturulacak alt birim başkanlıkları.

Madde 12-3. İlçe Temsilcilikleri / Başkanlıkları bünyesinde, en az bulunması gereken birimler aşağıdaki gibidir

1. İlçe Başkan Yardımcısı/Yardımcıları
2. Sosyal Hizmetler Sorumlusu,

7. Büro / Ofis Hizmetleri Sorumlusu, Sekreteri,

Madde 12-4. Yönetim Kurulu Başkanlığı veya İlgili Merkezi Birim Başkanlığını onayı olmadan farklı isimler altında vakıf görev unvanları oluşturulamaz.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

BÜRO HİZMETLERİ YAZIŞMALAR DOSYALAMA ARŞİV

 

MADDE 13- YAPILAN İŞLEMLERİN KAYIT ALTINA ALINMASI,

1. Yurtiçi, Yurtdışı Temsilciliklerde / Başkanlıklarda, yapılan her türlü işlem kayıt altına alınır.
2. Yapılan işlem kayıtları her birimin kendi bünyesinde düzenli şekilde, dosyalanır, arşivlenir, saklanır.
3. Gerek görülmesi halinde, yapılan bir işleme esas talep edilen belgeler, Yönetim Kurulu Başkanlığına veya Merkezi Birimlere gönderilir. Böyle bir durumda evrakların asılları kargo yoluyla istenebileceği gibi elektronik ortamdan da istenebilir.
4. Yönetim Kurulu Başkanlığı tarafından veya Merkezi Birim Başkanları tarafından gerek duyulan hal ve durumlarda yapılan işlemelere esas kayıtlar, yerinde incelenebilir veya teslim alınabilir.

 

MADDE 14-  HER BİR TEMSİLCİLİKTE KULLANILACAK RESMİ DEFTERLER

1. Gelen – Giden Evrak Kayıt Defteri; Temsilciliğe / Başkanlığa gelen her bir evrak, dilekçe vb. gibi belgeler ile Temsilcilik /  Başkanlık tarafından, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Özel Kuruluşlara, firmalara ya da kişilere yapılan her türlü yazışmalar, evrak gönderimi,  bu deftere işlenir. Gelen ya da Giden evrak için bu defterde tek bir sayı kullanılır.
2. Üye Kayıt defteri; EMŞAV’ a üye olmak amacıyla Temsilciliklerine / Başkanlıklarına müracaat edenlerden, üyelik başvurusu onaylananların bilgileri bu defterde kayıt altına alınır.   
3. Mali Gelir – Gider Kayıt Defteri; Temsilcilik / Başkanlık gelir gider mali durumu bu defterde kayıt altında tutulur.
4. Demirbaş Kayıt Defteri; Temsilcilik / Başkanlık hizmetlinde kullanılmak üzere bedeli karşılığında ödeme yapılarak veya ayni bağış olarak alınan malzeme ve elektronik cihazlar bu deftere işlenerek kayıt altında tutulur.
5. Bu Defterlerin her bir sayfası numaralandırılır ve Temsilcilik kaşesi ile onaylanır. Defterin en arka sayfasına; defter sayfa sayısı ve kaç yapraktan oluştuğu yazılır. Temsilci Başkan tarafından onaylanır. Bu işlem ilk kuruluşa müteakip kuruluş tarihinde, sonrasında ise her yıl ocak ayı içerisinde yeniden yapılır.
6. Bu defterler; Temsilciliklerde / Başkanlıklarda muhafaza edilir. Kayıtlar üzerinde sonradan değişiklik yapılmaz. Defterler, mavi renkli tükenmez kalem ile yazılır. Biten veya kullanım süresi dolan defterler,  Temsilcilik arşivinde saklanır.

 

MADDE 15- TEMSİLCİLİKLERDE YAZIŞMA USULLERİ,

1. Temsilcilikler / Başkanlıklar kendi sorumluluk bölgelerinde; Meri Mevzuata hükümleri kapsamında, resmi yazışma kurallarına uyarak, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Özel Kuruluşlar, firmalar ya da şahıslar ile yazışma yapabilirler.
2. Tüm yazışmalarda imza yetkisi Temsilci Başkana aittir. Yönetim Kurulu Başkanlığının oluru ve kararı haricinde imza yetkisi devredilemez veya verilemez.
3. Temsilci Başkan, Yönetim Kurulu Başkanlığının tespit ettiği şekliyle bir adet Emşav Temsilciliği / Başkanlığı kaşesini yaptırır. Bu kaşenin nasıl ve ne şekilde olacağı ve üzerinde yazılı olacak bilgiler her Temsilcilik için tek tiptir. Bu kaşenin baskılı bir örneği Yönetim Kurulu Başkanlığına gönderilir ve Temsilcilik dosyasında saklanır.
4. Gerek duyulması halinde; yapılacak yazışmaların (örnek) şekli, ilgili Merkezi Birim Başkanlığınca oluşturulur. Elektronik ortamda Temsilciliğe / Başkanlığa gönderilir. Sonrasında yapılacak tüm resmi yazışmalar, gönderilen örnek yazıya uygun şekliyle yürütülür. 
5. Gelen resmi yazılar, dilekçeler, belgeler ile yapılan yazışmalar için konu başlıklı dosya klasörleri oluşturulur. Her yazılan evrakın, yazının bir sureti tarih sırasına göre düzenle dosyalanır, kendi birimlerinde saklanır, arşivlenir.
6. Önemlilik derecesi yüksek olan her türlü belge, yazı, dosya vb. gibi, elektronik ortama aktarılarak (PDF formatına dönüştürülerek)  ayrıca dijital arşivlenir.
7. Birden çok Emşav Temsilciliklerinin / Başkanlıklarının, ortak bir çalışması yürütmesi halinde, bu çalışmanın işlemleri, yazışmaları ve dosyalama işlemleri, ilgili Merkezi Birim Başkanlığınca yapılır. Ortak çalışmada yer alan Temsilciliklere / Başkanlıklara dosyanın bir sureti elektronik ortamda gönderilir.
8. Temsilciliklerde / Başkanlıklarda Büro Hizmetlerinde, gelen giren evrak konularında veya resmi yazışmalarda vb. gibi hususlarda destek talebi olması halinde; ilgili Merkezi Birim Başkanlığınca gerekli destek sağlanır. 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

MALİ DURUM

(Gelir –Gider- Bağışlar)

 

MADDE 16- TEMSİLCİLİKLERİN MALİ DURUMU

Temsilciliğin / Başkanlığın kuruluşu esnasında;  kendilerine verilen sorumluluk bölgelerinde gerekli olan tüm harcamalar ile devamında, Temsilcilik / Başkanlık giderlerinin, Temsilci Başkan tarafından yüklenilmesi ve karşılanması aşağıdaki şekildedir.

1. Yönetim Kurulu Başkanlığının uygun görmesi halinde; Temsilcilik / Başkanlık kurulmasında, tüm giderleri ve devamında Temsilcilik / Başkanlık için her türlü gider ve masrafları, Temsilci Başkan tarafından karşılanır.
2. Temsilci Başkan sorumluluk bölgesinde; Meri Mevzuat Hükümleri ve Vakıf Tüzüğü kapsamında yapmış olduğu çalışmalar neticesinde, elde etmiş olduğu gelir ile Temsilcilik / Başkanlık giderlerini belgelemek suretiyle karşılayabilir.
3. Temsilci Başkan sorumluluk bölgesinde; Meri Mevzuat Hükümleri ve Vakıf Tüzüğü kapsamında, Yönetim Kurulu Başkanlığının onayı ve kararı ile İktisadi çalışmalar sonucu elde edeceği gelirden, Temsilcilik / Başkanlık giderlerini belgelemek suretiyle karşılayabilir.
4. Temsilci Başkan sorumluluk bölgesinde; kendi çalışmaları sonucu,  yapılan nakdi bağışlardan Meri Mevzuat Hükümleri ve Vakıf Tüzüğü kapsamında, Yönetim Kurulu Başkanlığının onayı ve kararı ile ve Vakıf Tüzüğüne uygun şekilde, Temsilcilik / Başkanlık giderlerini belgelemek suretiyle karşılayabilir.
5. Acil gelişen konularda gerekli hal ve durumlarda veya mücbir sebepler sonucunda, Yönetim Kurulu Başkanlığı, Temsilcilik / Başkanlık gider ve ödemelerine destek olabilir. Ancak böyle bir durum, Yönetim Kurulu Başkanlığının, değerlendirmesi sonucu karar almasına bağlıdır.
6. Her türlü İktisadi çalışmalarda; Yönetim Kurulu Başkanlığının onayı alınması zorunludur.
7. Her türlü Bağış (kampanyası) toplanması şeklinde bir çalışma yapılması planlanıyorsa, böyle bir çalışmadan önce Yönetim Kurulu Başkanlığı’nın onayı kesinlikle alınır. Onay alınmadan böyle bir çalışma, kampanya düzenlenemez. 

 

MADDE 17- GELİR – GİDER İŞLEMLERİ,  BELGELEME

1. Temsilcilik / Başkanlık için yapılan her kalem harcama ve ödemeler Emşav Temsilciliği/Başkanlığı adına fatura veya fiş alınarak belgelenir.
2. Fatura veya Fiş alınamayan durumlarda; gider makbuzu kullanılabilir.
3. Fatura veya fiş alınamıyor veya gider makbuzu kesilemiyor ise; mutlaka yapılan bu ödeme ile ilgili gerekçeleri yazılı olan bir tutanak tanzim edilir, altı imzalanır.
4. Temsilcilik / Başkanlık Büro hizmetlerinde,  çalışan personelin Sosyal Güvenlik katılım paylarının aylık SGK’na ödenmesi işlemleri EMŞAV Mali Müşavirliği ile koordineli yapılır. Personel maaşı banka aracılığı ile personelin banka hesabına ödenir.  
5. Tüm gelir gider ödemeleri, harcamalar; Bu Yönetmeliğin 14 üncü maddesinin (d) fıkrasında belirtilen “Mali Gelir – Gider Kayıt Defteri’ne” düzenli olarak işlenir.
6. Yapılan harcamalara esas alınan Fatura ve Fiş, tanzim edilen gider pusulası veya Harcama Tutanakları gibi belgeler için bir dosya oluşturulur. Bu belgeler Aylık ve Yıllık Mali Raporların altına eklenmek üzere saklanır. 

 

Madde 17-1. Aylık Mali Rapor İşlemleri

1. Temsilcilik / Başkanlık tarafından, her ayın son günü Aylık Mali Durum raporu hazırlanır.
2. Aylık yapılan harcamalar, giderler ile gelir bu rapor içeriğinde yer alır. Rapor ekinde bu raporda yer alan gelir ve gider belgeleri ile gerektiğinde banka hesap dökümü eklenir.
3. Temsilcilik / Başkanlık tarafından hazırlanan Aylık Mali Rapor ve gider gelir belgeleri her ayın 1’ ile 5’i arasında,  Genel Başkanlığına gönderilir, bir sureti  Temsilcilik bünyesinde dosyasında muhafaza altına alınır.

 

Madde 17-2. Yıllık Genel Mali Rapor İşlemleri

1. Temsilcilik / Başkanlık tarafından her ay hazırlanan ve kendi birimlerinde dosyasında muhafaza altına alınan, Aylık Mali Raporlar yılsonunda “Yıllık Genel Mali Rapor” şeklinde düzenlenerek, hazırlanır. 
2. Hazırlanan Yıllık Genel Mali Rapor, her yılın aralık ayının son haftasında Emşav Genel Başkanlığına teslim edilir. Teslim şekli, bizzat Temsilci tarafından yapılabileceği gibi Posta-Kargo aracılığı ile olabilir.
3. Teslim edilen Yıllık Genel Mali Rapor ve eklerinin bir sureti, Temsilcilik / Başkanlık arşivinde saklanır.

 

MADDE 18. BAĞIŞLARDA KULLANILACAK, MAKBUZLAR – PUSULALAR – BELGELER.  

 

Madde 18-1. Temsilci Başkanlara, gerek duyulması halinde aşağıda yazılı makbuz veya makbuzlar zimmetli olarak teslim edilir. Bunlar; Nakdi Bağış Makbuzu,  Ayni Bağış Makbuzu, Gider Pusulası,

Şeklindedir.

1. Zimmetli teslim edilen, Makbuzların ve tüm belgelerin sorumluluğu, Temsilci Başkana aittir.
2. Zimmetli olarak teslim alınan Makbuzların, Pusulaların, Belgelerin her hangi suretle kaybolması, çalınması, kullanılamayacak hale gelmesi vb. durumlarda derhal Yönetim Kurulu Başkanlığına bilgi verilir. Yönetim Kurulu Başkanlığının talimatına göre hareket edilir.
3. Kayıp olması veya çalınması halinde Temsilci Başkan tarafından derhal gerekli kolluk makamlarına yasal müracaat yapılır. İlgili kolluk birimine yapılan Müracaat sonrasında tanzim edilen tutanağın veya belgenin imzalı ve onaylı bir sureti alınarak Emşav Genel Başkanlığına gönderilir.
4. Biten Makbuzlar, Pusula ve bunun gibi belgelerin koçanları, Emşav Genel Başkanlığıma teslim edilir.
5. Yönetim Kurulu Başkanlığı her hangi bir durumda; Makbuzların, Pusulaların ve bunun gibi belgelerin iade edilmesini bildirmesi durumunda bu talimat derhal yerine getirilerek, Emşav Genel Başkanlığına talep edilen tüm makbuz, pusula ve belgeler iade edilir.
6. EMŞAV Birimlerince kullanılacak olan; Nakdi Bağış Makbuzu,  Ayni Bağış Makbuzu, Gider Pusulası, sadece Emşav Genel Başkanlığı tarafından temin edilir. Başka bir şekilde temin edilmesi, basılması, alınması ve kullanılması kesinlikle yasaktır.

 

Madde 18-2. Nakdi Bağışlar

1. Nakit olarak yapılan para bağışlarında kullanılır.

1. Nakdi Bağış Makbuzu sadece gerekli zamanlarda kullanılır. Nakdi bağışların mümkün oldukça Vakfımızın resmi banka hesabına yapılması, yatırılması tercih sebebidir.
2. Nakdi Bağış Makbuzunun kullanılması durumunda Bağış Makbuzu karşılığı teslim alınan nakit para, üç (3) iş günü içerisinde, Temsilcilik / Başkanlık Resmi Banka hesabına, makbuz seri numarası yazılı şekilde yatırılır, banka makbuzu, belgesi, alınır, dosyasına konulur.
3. Yönetim Kurulu Başkanlığının uygun gördüğü mevzuata uygun tespiti yapılan ihtiyaç sahiplerine nakdi bağışlardan ödeme yapılması halinde bu işlem belgelenir.
4. Nakdi yardım yapılanların, kimlik bilgileri dosyasında saklanır, bu bilgiler EMŞAV içerisinde gizli tutulur. Kanuni yaptırım hariç, hiçbir suretle üçüncü şahıslarla paylaşılmaz.

 

 

 

Madde 18-3. Ayni Bağışlar

1. Ayni Bağış; eşya, hizmet, bedelsiz kullandırma, taşınır veya taşınmazların hibe edilmesi gibi parasal olmayan bağışlar olup Ayni Bağış makbuzu bu gibi bağışlarda kullanılır.  
2. Ayni Bağış İşlemlerinde; Ayni bağış makbuzu tanzim edilir.
3. Temsilcilik / Başkanlık hizmetlerinde kullanılmak üzere yapılan ayni bağış, Temsilcilik/ Başkanlık Demirbaş Kayıt Defterine işlenir. Bu durum derhal Yönetim Kurulu Başkanlığına bildirilir.
4. Yönetim Kurulu Başkanlığının uygun gördüğü mevzuata uygun tespiti yapılan ihtiyaç sahiplerine ayni yardım yapılması halinde bu işlem belgelenir.
5. Ayni yardım yapılanların, kimlik bilgileri dosyasında saklanır, bu bilgiler EMŞAV içerisinde gizli tutulur. Kanuni yaptırım hariç, hiçbir suretle üçüncü şahıslarla paylaşılmaz.
6. Ayni

 

ALTINCI BÖLÜM

DENETİM - İÇ DENETİM

 

MADDE 19. TEMSİLCİ BAŞKANIN DENETİME KARŞI SORUMLULUĞU VE HAZIR OLMASI

Temsilciliklerde Temsilci Başkanlar, sorumluluk bölgelerinde, her zaman denetlenmeye hazır şekilde iş ve işlemlerini yürütmek zorundadır. Tüm çalışmaların ve buna esas gerekli kayıtların, belgelerin, dosyaların ve arşivlerinin her halükarda denetime hazır bir şekilde, düzenli, tertipli olması gerekmektedir.

MADDE 20. DENETİM

1. Temsilci Başkanlıkların, sorumluluk bölgelerinde yürütmekte olduğu, Vakıf çalışmalarının ve işlemlerinin, Mevzuata, Vakıf Tüzüğüne ve amacına uygunluğu ve işleyişleri, her zaman denetlenebilir.
2. İç denetim; Yönetim Kurulu Başkanlığı Vakıf Denetleme Kurulu veya görevlendirdiği Merkezi Birim Başkanlığı tarafından yapılabilir.
3. Yapılan denetim sonucu “Denetleme Raporu” hazırlanır. Bu Rapor Yönetim Kurulu tarafından incelenir, değerlendirilir. Bu rapora göre hareket edilir.
4. Temsilciliğin denetlenmesi neticesinde; üstün gayret ve özverili bir şekilde, düzenli, tertipli çalıştığı tespit edilen Temsilci Başkana ve Temsilcilik çalışanlarına, Yönetim Kurulu Başkanlığınca  “Teşekkür Belgesi” verilebilir. 
5. Temsilci Başkanlıkların, sorumluluk bölgelerinde yürütmekte olduğu, Vakıf çalışmalarının ve işlemlerinin, Mevzuata, Vakıf Tüzüğüne ve amacına uygunluğu ve işleyişleri, her zaman ilgili Resmi Kurumlarca da denetlenebilir.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

TEMSİLCİLİKTEN AYRILMA - İSTİFA – GÖREVDEN ALINMA

 

MADDE 21. TEMSİLCİ BAŞKANIN TEMSİLİYETİNİN SONA ERMESİ.

Temsilci Başkanın Temsiliyetinin sona ermesi aşağıdaki şekildedir.

1. Vefat etmesi halinde, Temsiliyeti sona erer.
2. Görev ve sorumluluklarını yerine getiremeyecek derecede kalıcı bir şekilde rahatsızlanarak, sağlık sebebiyle vazifesini yapamayacak hale gelmesi durumunda Temsiliyeti sona erer.
3. Yönetim Kurulu Başkalığı kararı ile Merkezi Birimler uhdesinde veya farklı bir birimde görevlendirilmesi üzerine görevi sona erer.
4. Bu Yönetmeliğin 5 -3.inci maddesinde bulunan şartları kaybetmesi halinde Temsiliyeti sona erer.
5. İstifa etmesi durumunda Temsiliyeti sona erer.
6. Yönetim Başkanlığınca Kurulu Kararınca Temsiliyeti sona erdirilmesi halinde sona erer.

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

YÜRÜRLÜK - YÜRÜTME

 

MADDE 22- YÜRÜRLÜLÜK.

1. Bu Yönetmelik Hükümleri Vakıf Mütevelli Heyetinin kararı ile yürürlüğe girer.
2. Bu Yönetmelik yürürlüğe girmesine müteakip EMŞAV Resmi Web sitesinde yayımlanır.

 

MADDE 23- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce yapılmış olan Vakıf Birimlerinin ve Temsilciliklerinin Kuruluş, Çalışma Usul ve Esaslarının Yürütülmesine Dair tüm düzenleyici işlemler yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 24- YÜRÜTME.

Bu Yönetmelik hükümlerini Vakıf Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.